La DIAN cambia la Facturación Electrónica haciéndola más exigente para las PYMES

Mucho se ha hablado de la Facturación Electrónica recientemente, especialmente que éste nuevo mecanismo: 1) es de obligatoria implementación; 2) se suponía comenzaba a regir para todas las empresas a partir del 1ero de Enero de 2019 (pero la DIAN aplazó su implementación para que fuese gradual entre Agosto del 2019 y Agosto del 2020); 3) requiere cambios en los procesos y sistemas de muchas PYME que aun operaban el negocio manualmente o vía Excel. Pues bien, para agregar complejidad al asunto, recientemente en foros públicos y diarios nacionales la DIAN ha confirmado una nueva y más exigente forma de implementar la Facturación Electrónica, la cual comenzaría a aplicar este año para empresas de todos los tamaños.

Para entender el asunto, es necesario repasar un punto fundamental del esquema de Facturación Electrónica “anterior”–o sea, el que inauguraron miles de grandes contribuyentes a comienzos del 2019. La normatividad como existía en 2018 requería que una factura o documento electrónico fuese enviada electrónicamente a la DIAN en un periodo de máximo 48 horas después de su emisión. Pero, la nueva administración de la DIAN, al estudiar la forma como se ha implementado este esquema en otros países, se dio cuenta que para controlar y prevenir la evasión era necesario aprovechar la tecnología de manera más agresiva. Por lo tanto, hizo más estricto el procedimiento y ahora pretende hacer un chequeo de la totalidad de la información de la factura antes de que ésta pueda ser entregada al adquirente o comprador.

La nueva administración de la DIAN cambia la Facturación Electrónica haciéndola más exigente para las PYMES
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Este nuevo esquema se denomina Facturación Electrónica bajo “Validación Previa”. Es mucho más exigente puesto que desaparecen las 48 horas de plazo para copiar a la DIAN una factura electrónicamente expedida. Ahora el plazo es básicamente cero –¡el envío es en tiempo real! ¿Cómo funciona en la práctica? Al facturar, un comercio deberá contar con una herramienta de facturación electrónica –típicamente algún tipo de software o sistema— que envíe a la DIAN una trama de datos conteniendo todo el detalle de lo que se pretende facturar (a quién se factura –incluyendo su NIT o cédula, qué se factura, qué impuestos están calculados en la factura para cada ítem, qué IVA se cobra, qué ICA, etc.). A su vez la DIAN, como contraparte electrónico, dispondrá de una potente infraestructura informática que en fracciones de segundo realiza más de 30 revisiones diferentes sobre la información detallada de cada documento electrónico que un comercio pretende emitir, enviando de vuelta al establecimiento una señal de “OK” si el documento pasa todos los chequeos, o de “rechazado” si el documento en criterio de la DIAN exhibe algún error de forma o de cálculo. Sólo cuando un documento electrónico (pues aplica para facturas, notas débito o notas crédito) es aprobado por la DIAN, podrá entonces éste convertirse en factura y ser emitido o entregado al adquirente, física o electrónicamente.

La DIAN argumenta que el nuevo sistema de “validación previa” es mejor para los comercios y para los compradores, puesto que garantiza que un documento efectivamente recibido por quien compra está correcto. Nos recuerda también la DIAN que lo anterior es importante debido a que una factura electrónica desde todo punto de vista legal y normativo es un título valor (o sea, un documento válido que puede ser vendido (factoring), comprado (confirming), entregado como colateral de una deuda, etc.)

Obviamente, el nuevo sistema de facturación electrónica también brinda al fisco una herramienta muy poderosa para garantizar que una factura emitida no es modificada luego de su emisión –al fin y al cabo, no habría tiempo para hacerlo. Adicionalmente, la DIAN puede garantizar que los impuestos que se le adeudan son correctamente aplicados, pues los revisa con sus múltiples chequeos previo a que el documento se expida.

Independientemente de la conveniencia o no para el establecimiento, lo que es absolutamente claro es que el procedimiento de “facturación electrónica bajo validación previa” se hace muchísimo más exigente y dependiente de apoyos tecnológicos. Anteriormente, como la DIAN permitía 48 horas para entregar un documento, la forma más económica que tenía una PYME para facturar electrónicamente consistía en mantener el software o sistema actual con el que operaba la empresa y proceder a cargar facturas manualmente, una vez al día, digamos, a un sistema de facturación electrónica en la nube. Este procedimiento, aunque algo engorroso, era perfectamente razonable para quienes generaran pocas facturas, y les permitía sacarle más vida útil a un software antiguo o al Excel como sistema de control básico del negocio.

Pues bien, debido al requerimiento de inmediatez que la “validación previa” exige, esto ya no es viable: una factura electrónica para ser aprobada y que pueda ser expedida sí o sí debe viajar en tiempo real a la DIAN. Por tal motivo, las PYMEs que tienen sistemas anteriores, desconectados de Internet, tendrán o que exigir a sus proveedores que los actualicen y habiliten para operar con la DIAN y la facturación electrónica, o tendrán que desarrollar costosas integraciones para que sus sistemas legados se comuniquen en tiempo real con una plataforma de facturación electrónica debidamente autorizada.

Ahora bien, existe una tercera vía. Esta consiste en aprovechar esta nueva exigencia para modernizar su empresa a través de la adquisición de un software de facturación moderno, que ya incorpore como nativa la facturación electrónica. Aprovechando la dinámica de mercado, múltiples casas de software están ofreciendo soluciones 100% en la nube, muchas de ellas en modalidad de “software como servicio” o SaaS, por el uso del cual se paga una cómoda cuota mensual “de arriendo”. Estas soluciones, además de operar la facturación electrónica bajo “validación previa”, también permiten manejar los inventarios, la contabilidad, la cartera y muchas otras áreas críticas de su empresa.

En todo caso, la decisión no se puede demorar: hacia mediados de febrero de 2019 la DIAN publicó un borrador de cronograma con fechas concretas de implementación de la Facturación Electrónica bajo validación previa. Los grupos de compañías que comenzarán a implementarla lo harán según código CIIU. El cronograma comienza a regir para el primer grupo de empresas en agosto de 2019, y continua mensualmente adicionando nuevas actividades empresariales mes a mes hasta culminar la implementación total de la facturación electrónica para todas las empresas del régimen común o aquellas responsables de recaudo de IVA en Agosto del 2020, independientemente de su tamaño. Recuerde que las sanciones de no cumplir con la facturación electrónica a tiempo son onerosas (van desde el 2 al 5 % de la facturación que se omitió como electrónica), e incluyen el cierre del establecimiento en casos de reincidencia.

Sobre el Autor: Este articulo fue escrito por Alejandro Vásquez, director de mercadeo de Loggro, un software contable y software de facturación electrónica en la nube para empresas PYME Colombianas.