Herramientas Lean: la importancia de agilizar los procesos

Las herramientas Lean permiten mejorar la producción y la eficiencia, al facilitar el máximo aprovechamiento de cada recurso. Teniendo en cuenta que el objetivo de la producción ajustada es encontrar mejores maneras de hacer las cosas: las que requieren menos esfuerzo, menos tiempo y menos recursos; puede ser interesante incorporar algunas herramientas que acompañen y permitan agilizar los procesos.

¿Qué herramientas Lean convienen más al negocio?

Hay algunas herramientas Lean que son más apropiadas para un negocio que para otro. Por eso, al escoger entre ellas, hay que tener en cuenta algunos aspectos de las diferentes metodologías:

  1. Kaizen es una metodología Lean que, cuando se usa correctamente, fomenta la mejora continua en calidad, tecnología, procesos, productividad, cultura de la empresa y seguridad. Kaizen aprovecha el conocimiento y el ingenio de cada empleado, desde la alta dirección hasta la línea de producción y, como resultado, las sugerencias de mejora provienen de todas las áreas del negocio. Aunque, en la mayoría de los casos, las mejoras individuales no conducen a grandes cambios por sí mismas; sí que contribuyen a crear un flujo continuo de pequeños cambios, que lleva, a su vez a mejoras importantes en la productividad, la seguridad y la eficacia, al mismo tiempo que reduce el desperdicio.
  2. El sistema 5S está diseñado para mejorar la eficiencia a través de un enfoque sistemático de la organización y la limpieza en el lugar de trabajo. El sistema incluye cinco pautas fundamentales (cinco S) que ayudan a mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo. Las cinco “S” son “Ordenar”, “Establecer”, “Brillar”, “Estandarizar” y “Mantener”. En la práctica, 5S hace que los lugares de trabajo sean más eficientes y efectivos al eliminar elementos innecesarios de cada área de trabajo, personalizar cada área de trabajo única para maximizar la eficiencia, limpiar después de cada turno para ayudar a encontrar y eliminar problemas antes de que se conviertan en problemas mayores, documentar mejoras para que se puedan aplicar más fácilmente en otras áreas de trabajo y asegurarse de que cada paso se repita para asegurar una mejora continua. Se trata de una de las metodologías Lean más usadas en industrias como la fabricación, el desarrollo software y la asistencia sanitaria.
  3. Kanban ayuda a asegurarse de que los trabajadores tengan lo que necesitan, dónde lo necesitan y cuándo lo necesitan. Usando Kanban, los empleadores pueden gestionar más fácilmente el inventario y reducir el stock innecesario en los artículos que necesitan ser almacenados. A su vez, las instalaciones pueden reaccionar a las necesidades reales, en lugar de hacer suposiciones para anticipar el futuro, reducir el desperdicio y mejorar la eficiencia.
  4. El mapeo de flujo de valor (Value Stream Mapping) ayuda a las organizaciones a optimizar la fabricación y la producción. Los mapas de flujo de valor se usan para analizar los procesos, resaltar problemas y desarrollar soluciones para un cambio en todo el sistema. Al mapear visualmente las relaciones de todos los elementos dentro de un proceso, los problemas y pérdidas potenciales (tiempo perdido, recursos o materiales) son más fáciles de identificar. Las soluciones potenciales se vuelven claras. A medida que el proceso continúa, las soluciones se representan visualmente de una manera que permite a todas las partes comprender el impacto o cambio en el proceso original.
  5. El enfoque PDCA busca mejorar los procesos de negocios. Es una variación del proceso original de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, e incluye nuevos pasos, que apoyan su propósito de proporcionar una estructura que guíe el proceso de resolución de problemas y mejora de procesos. Este enfoque establece un análisis integral, una respuesta, un plan de acción y un ciclo de retroalimentación para garantizar el éxito.

Un elemento clave para la agilidad de un proceso es el enfoque en los resultados y productos sobre los productos y proyectos. El gobierno de todas las decisiones, procesos y trabajo debe estar dirigido a garantizar la entrega continua de valor y resultados de negocios. En otras palabras, el trabajo debe justificarse en función del valor que podría ofrecer a un cliente en el contexto de un resultado comercial y a ello contribuyen las herramientas Lean, que ayudan a aumentarlo, mientras se minimizan las ineficiencias.

Hablamos de herramientas Lean como el gráfico de Ishikawa o el análisis de Pareto, que pueden ser útiles para analizar y enumerar los principales problemas que afectan a un proceso; Takt Time, que mide la tasa promedio a la que los equipos deben fabricar productos para satisfacer la demanda o Jidoka, que habilita la intervención humana para optimizar los procesos automatizados y reducir al máximo los problemas de calidad, entre otras.

¿Cómo pasar de la teoría a la práctica con el enfoque ajustado?

Herramientas Ágiles

Cuando el objetivo del negocio es crear procesos adaptables que se alineen con el valor del cliente, no basta solo con utilizar herramientas Lean, sino que hace falta seguir los siguientes pasos:

  1. Hacer un mapa de las corrientes de valor. Comprender los procesos existentes y el impacto que tienen en la productividad es el primer paso hacia la agilidad del proceso.
  2. Adoptar métodos ágiles. Aunque en las organizaciones tecnológicas es probable que este paso ya se haya logrado, el desafío es adoptar métodos ágiles fuera de este entorno. De hecho, cualquier proceso de trabajo que tenga un alto nivel de ambigüedad y bajo coste de cambio, como una campaña de marketing, por ejemplo, es un gran candidato para adoptar el enfoque ágil.
  3. Pasar de la gestión de procesos basada en aprobaciones a la gestión de procesos basada en auditorías. Esta forma de gobierno evita los inconvenientes de la burocracia y su rigidez, es apropiada en entornos de alto riesgo o alto coste, especialmente en situaciones en las que la empresa no puede permitirse el lujo de fallar.

La elección de herramientas Lean es, por tanto, una de las muchas decisiones que deben tomarse como resultado de un cambio de planteamiento, que empieza a nivel cultural. No basta con adoptar Heijunka para reducir la inestabilidad de los procesos productivos o Poka Yoke, para minimizar errores, si no se pone en marcha un cambio más profundo e integral. Alejarse de la cultura del desperdicio, evitar el derroche, economizar y centrarse en el valor es la forma más eficaz de agilizar procesos e instalarse en el ciclo de la mejora continua.

También puedes ver: Curso de Gestión de Proyectos con Metodologías Ágiles y Enfoques Lean

Acerca del autor: Este articulo fue escrito por Maria Gregorio.