Hay una serie de preguntas que debemos hacernos antes de adquirir softwares, que suelen ser costosos.
Como hemos referido en columnas anteriores, la tecnología está presente en el día a día de todas las personas y tiene un papel importante en empresas, estudios de abogados y departamentos legales. Precisamente para estos últimos se ha diseñado tecnología legal específica, conocida también como legaltech, que está orientada a ayudar a los abogados a resolver problemas y hacer más eficientes sus procesos.
Como los in-house lawyers dejamos de ser refuerzos de las empresas y a esto se suma que el propio mercado demanda constantemente que seamos colaboradores estratégicos del core business del negocio, el aumento de la eficiencia es un requisito indispensable en los procedimientos operacionales, algo que se puede mejorar con la adopción de tecnología.
Ahora bien, no todo tipo de tecnología servirá para resolver los problemas de un departamento jurídico. Para determinar cuándo la tecnología puede ser útil se necesita indagar sobre las siguientes cuestiones: ¿es prudente hacer algún estudio previo de implementación? ¿Se requiere planificación? ¿Cómo y cuándo es necesario incorporar tecnología a un departamento legal? ¿Vale la pena la inversión, que generalmente es costosa?
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Proceso
La tecnología, bien utilizada, claramente agrega valor al departamento jurídico, aumenta la productividad del equipo y, al mismo tiempo, libera a los abogados de tener que realizar trabajo operacional, lo que les permite dedicarse especialmente al trabajo intelectual y legal que les fue encomendado. Como toda implementación de nuevas ideas, en las empresas es necesaria la creación de un proyecto para su evaluación que deberá incluir, mínimamente, un análisis inicial, planificación, ejecución e implementación de la tecnología, las revisiones y los ajustes.
La implementación de tecnología -a mi juicio- es necesaria siempre que pueda haber un aumento cuantificable de eficiencia, productividad, precisión (evitando errores operacionales) o reducción de costo, que traerá y agregará valor al departamento legal y también, indirectamente, a los clientes internos y externos de la empresa. Es posible que haya otros puntos que, en conjunto con los anteriores, hagan necesario el uso de tecnología y que dependen de cada departamento legal. Por ejemplo, una disminución de riesgos, transparencia, inclusión social, facilitación e interconexión con otros departamentos, entre otros.
Para poder comenzar a implementar la tecnología deseada, lo más relevante será definir qué problema queremos resolver y qué proceso queremos hacer más eficiente con la implementación de la tecnología que definamos. Algunos ejemplos son automatización de documentos legales, educación, investigación de mercado, administración, análisis de datos, compliance, análisis de contratos, ciberseguridad u otros específicos para ciertas áreas, como la de legaltech -en la que encontramos la automatización robótica de procesos, blockchain para dar seguridad al intercambio de información y a su trazabilidad, cloud computing, datos archivados en la nube, inteligencia artificial por medio de softwares que permiten analizar decisiones judiciales, argumentos o predicciones- entre muchos otros.
De esta forma, algunos de los elementos relevantes para tener en cuenta al momento de definir la tecnología para el departamento legal son:
- Determinar con precisión el proceso o situación que, a través de la tecnología, vamos a optimizar. En este punto es necesario analizar si efectivamente la implementación de la tecnología cumplirá su papel.
- Identificar quién participará en este proyecto (además del equipo legal) y establecer por escrito las metas a las cuales se quiere llegar con la inversión, convidando a los stakeholders a emitir sus comentarios e incluso, si es posible, participar en la implementación posterior.
- Considerar si la implementación de tecnología puede crearse a la luz del compliance, protección de datos y otras políticas de la empresa.
- Buscar un proveedor de confianza y reconocido que tenga interés en desarrollar un producto y crear una relación a largo plazo de beneficio mutuo, que nos podrá informar si la tecnología es amigable, si puede ser integrada con otras herramientas, si existirán costos adicionales de implementación, etc.
- Coordinar la implantación y lanzamiento interno incluyendo a todas las áreas de negocio. Sugiero incluir superusuarios con más entrenamiento e información para que sean la fuente de consulta de sus colegas.
- Realizar ajustes e implementar las mejoras.
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Utilidad y consecuencias
En el mismo orden de ideas, más allá de que el departamento legal se ‘sienta tecnológico’ o le guste decir que está a la vanguardia con una u otra tecnología, lo importante es que esa tecnología se utilice y que efectivamente traiga una mejoría a la eficiencia o productividad del departamento jurídico. Para ello, y en beneficio del costo de oportunidad, recomiendo la contratación de una empresa especializada que preste este servicio y que tenga un exitoso pasado desarrollando tecnología para otros departamentos legales y no el desarrollo interno de la herramienta por el área de tecnología.
Es muy importante dejar claro que lo que no puede pasar jamás es que la inversión en tecnología no cumpla la utilidad esperada, ya que eso impactará la operación y traerá consecuencias nefastas como la pérdida de budget, desprestigio del departamento legal o, incluso, hacer más engorroso el procedimiento manual que quería ser modificado con el uso e implementación de la tecnología escogida.
Los beneficios de la implantación de tecnología legal en los departamentos legales traen al propio departamento y a sus clientes internos y externos beneficios tangibles como mejor uso de recursos, disminución de costos, cobertura global, mayor transparencia, aumento de eficiencia, disminución de errores y mejor administración del tiempo de los abogados. Tomando en cuenta las consideraciones anteriores, si se logra una implantación de tecnología correcta, esta será un factor clave para el éxito del departamento legal que tendrá la delantera en la innovación ante sus pares.
*Diego Ignacio Gómez M. es abogado de la Universidad de Los Andes (Chile) y LL.M. FGV (Brasil). Trabajó en estudios de abogados en Chile y Brasil y en empresas multinacionales líderes en sus áreas para la región. Actualmente trabaja como in-house en FIS, la fintech más grande del mundo, con foco en México y Latinoamérica.