Automatización de Procesos de RRHH en PyMEs

En este post, haremos foco en las necesidades de formalizar los procesos de recursos humanos en las pequeñas y medianas empresas (PyME’s), como elemento clave para su crecimiento y desarrollo.

Históricamente, las áreas de Recursos Humanos (RRHH) de las grandes organizaciones que cuentan con una Suite BPM, han definido procesos internos, y eliminado formularios en papel al automatizarlos.  Aquí describiremos en específico varios ejemplos en grandes empresas.

Recientemente, y gracias a la nube (cloud), estas tecnologías de gestión de procesos (BPM y Workflow) se han hecho disponibles también a las PyME’s de latinoamérica. Con un costo muy reducido, y, sobre todo, la posibilidad de utilizarlas sin conocimientos técnicos ni necesidad de mantener servidores propios.

Automatización de Procesos de RRHH en PyMEs
Imagen de Charlie’s / Shutterstock

Reclutamiento

La PyME que desea crecer, necesita personas. Pero, ¿cómo asegurar un reclutamiento eficiente y eficaz? Debe ser eficiente, pues en la PyME el tiempo es un recurso escaso. Se deben poder evaluar decenas o cientos de postulantes, en muy poco tiempo. Pero, además, debe ser eficaz, se debe contratar a la mejor persona para cada cargo. La PyME tiene poco margen de error.

En este sentido, sería deseable un proceso automatizado de reclutamiento con las siguientes características:

  • Permita la postulación en línea, mediante un formulario público que recoja todos los datos relevantes (nombre, fecha de nacimiento, formación, aspiraciones, etc.). Con esto evitamos asignar una persona de nuestra PyME para que simplemente “reciba en su mail” los currículums y los registre en una planilla.
  • Ese formulario del proceso debe tener la “inteligencia” necesaria para garantizar la calidad de los datos. Por ejemplo, que todos los campos sean completados, que sea mayor de edad, que adjunte el curriculum y el documento de identidad. Así evitamos destinar horas a revisar y validar los datos. Lo hace el sistema.
  • Una vez revisada la postulación, si se descarta, automáticamente mande una notificación al interesado (y no sea necesario redactarla cada vez). Por otro lado, si pasa a una entrevista, el proceso automáticamente debería enviar una invitación de agenda. Esto permite que el evaluador focalice en evaluar la postulación, y simplemente presione los botones “Rechazar” o “Entrevistar”, dejando al proceso hacer el resto.
  • En caso de que se requiera más información, es deseable que el proceso permita que el postulante agregue esa información directamente a su postulación (en lugar de enviarla por mail a una casilla que deba ser procesada manualmente). Esta es una típica aplicación de las funcionalidades de participantes externos.
  • Visualizar gráficamente el proceso, mediante la notación estándar BPMN, para poderlo discutir y optimizar sin tener que programar:
Automatización de Procesos de RRHH en PyMEs

Evaluación de personal

Este es un proceso tan olvidado como importante en una PyME. Tenerlo formalizado y que sea de fácil ejecución, ayuda a que se realice. Además, se pueden usar temporizadores, para asegurar que (por ejemplo, una vez cada 6 meses) se inicie el proceso y se realicen las evaluaciones. El registro histórico sirve además como fuente de información para las evaluaciones sucesivas.

Solicitud de formación

Es molesto no saber cómo pedir una formación o capacitación. Un simple proceso con un formulario asegura un mecanismo para poder realizar estas solicitudes, y que las mismas sean evaluadas y decididas. Nada más importante que mantener un equipo formado y altamente competente para que la PyME crezca.

Inducción a nuevos funcionarios

Los procedimientos de inducción ya no tienen que ser documentos obsoletos o inexistentes. Utilizar un proceso con etapas, asegura que el nuevo miembro del equipo reciba todas las instrucciones que precisa para ser productivo lo más rápido posible. Este es un elemento fundamental en una PyME, donde se precisa que las personas sean productivas lo antes posible y con el mínimo esfuerzo.

Solicitud de licencias

Recibir las licencias oralmente, por mail, o en papel, y su coordinación puede ser estresante para todo gerente de una PyME. Un simple proceso para solicitarlas, registrarlas y autorizarlas (o no), pone orden al trámite, al tiempo que reduce significativamente la carga de trabajo de ambas partes.

Aviso de ausencia no planificada

Lamentablemente, los imprevistos suceden. A veces no se puede programar la ausencia, pero un formulario accesible desde el navegador del teléfono, permite avisar de la ausencia. Un proceso bien definido, tomará ese aviso y notificará automáticamente a todos los que deban enterarse, para que la operación de la PyME se vea afectada lo menos posible.

Rendición de viáticos y gastos

¿Por qué destinar horas de una persona a recibir las facturas de viáticos y gastos, si pueden ser escaneados con el teléfono desde el mismo lugar donde se produce y el proceso de reembolso iniciado? Ejemplo: una foto de la factura de restaurante al momento de recibirla, y el proceso de rendición ya se inició.

Desvinculación de personas

Lamentablemente, a veces debe suceder. Y lo importante es no olvidar de realizar ninguna tarea importante: liquidación, quitar acceso, eliminar usuarios, etc. Un proceso automatizado puede hacer varias de estas tareas automáticamente, o al menos, asignar tareas a usuarios para que lo hagan. De esta forma, reducimos riesgos muy relevantes para la PyME.

Beneficios de la Automatización de RRHH:

A lo largo de este post se vieron ya varios beneficios. Conviene de todas formas resumirlos así:

  • Mejor servicio a los empleados y postulantes. Ganar eficiencia y eficacia.
  • Asegurar el cumplimiento de los procesos internos. Aún en una PyME, son fundamentales.
  • Ahorro en costos. Reducir papeles/emails y sobre todo, horas hombre para procesar manualmente información.
  • Aumentar la productividad del equipo de RRHH, generalmente muy pequeño en una PyME.
  • Medir los procesos. Obtener KPI’s, por ejemplo el tiempo insumido en cada etapa, para así mejorar las decisiones de gestión.
  • Mejorar la auditoría y trazabilidad. Ante una duda, contar con toda la información de cómo se dio cada proceso.
  • Impulsar la revisión y mejora del funcionamiento interno, a través del modelado de procesos.

Comienza a automatizar ya tus procesos de RRHH.

Si quieres comenzar ya, encontrarás interesantes estos templates de procesos, que te permitirán comenzar con la automatización de los flujos de trabajos de recursos humanos:

Acerca del autor: Este articulo fue escrito por Juan Moreno, CEO de Flokzu.

Flokzu es una herramienta colaborativa para definir y automatizar workflows documentales (o flujos de documentos) dentro de una organización.