5 Tips para llevar el control horario obligatorio de forma efectiva en tu empresa

Desde el pasado 12 de mayo entró en vigencia en España la norma que obliga a todas las empresas, independientemente de su tipo o tamaño, a llevar el registro de las horas realizadas por sus trabajadores.

El objetivo de esta norma es principalmente ejercer un mayor control para luchar contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, puesto que algunos trabajadores se ven sometidos a condiciones laborales sin las garantías establecidas en la ley o no se les reconoce debidamente el pago de las horas extras que realizan.

Si tienes que comenzar a llevar el control horario obligatorio en tu empresa y te sientes un poco perdido, a continuación te compartimos algunos tips para que puedas hacerlo sin problema.

Cómo realizar el control horario obligatorio

Llevar el control horario obligatorio de forma efectiva en tu empresa
Imagen de Andrey_Popov / Shutterstock

1. Infórmate

Para comenzar, lo mejor es revisar la información oficial de la norma y los análisis de expertos al respecto.

La norma está incluida en el Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, publicado en el BOE. Sin embargo, teniendo en cuenta que los temas legales no son fáciles de entender e interpretar, el Ministerio de trabajo, migraciones y seguridad social ha elaborado una guía práctica sobre el registro de jornada que puedes descargar gratis aquí.

En este vídeo, publicado por Expansión, encuentras un breve análisis con 5 puntos clave a tener en cuenta:

Recuerda que el desconocimiento de las leyes no nos exime de la culpa, por esto es importante tomarnos el tiempo para informarnos y asesorarnos para implementar de manera efectiva la norma.

Básicamente, estas son las obligaciones que tienen las empresas sobre el registro de la jornada:

  • Registrar el horario de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona.
  • Recuento de horas diarias.
  • Recuento de horas mensuales ordinarias y extraordinarias.
  • Guardar la información registrada durante 4 años.
  • Poner la información a disposición de los trabajadores, de los representantes sindicales y de la Inspección de Trabajo cuando la soliciten.

El no cumplimiento de lo establecido en el decreto, conllevará sanciones que van desde los 626€ a los 6250€, dependiendo del número de trabajadores o de la facturación de la empresa.

2. Flexibilidad

Uno de los puntos más relevante de la norma es que tiene en cuenta diferentes modalidades de contratación y de trabajo, por lo que incluso para trabajadores en remoto se debe establecer un método efectivo de registro de la jornada.

Lo ideal es que, dependiendo de tu modelo de negocios y los tipos de trabajadores con los que cuentes, definas cuál es la mejor manera de llevar el control según lo establecido, así podrás cumplir con el control sin que afecte los procesos en tu empresa.

3. Automatiza

Aunque la norma no establece un método de control obligatorio y podrías llevarlo incluso a mano, debes tener en cuenta que la información debe ser recopilada diaria, semanal y mensualmente, por esto lo mejor es utilizar una herramienta que realice de manera automática el recuento de horas según los periodos requeridos y permita un fácil acceso a la información en cualquier momento.

Entre las herramientas por las que están optando los empresarios, destacan excel y software especializado en la gestión de personal, tales como SimplyGest Control Horario, creado por la empresa desarrolladora de SimplyGest Software TPV.

Lo importante es elegir el método de control que mejor se ajuste al tamaño de nuestra empresa, a nuestro modelo de negocios, a la cantidad de personal que gestionamos y a nuestro presupuesto.

4. Seguridad y Privacidad

Teniendo en cuenta que la información debe estar guardada por 4 años como mínimo y que cada trabajador debe acceder fácilmente a ella, procura realizar el control a través de un método seguro y confiable tanto para la empresa como para el trabajador.

Entre los problemas más comunes que podrían ocurrir por un mal manejo de la información, tenemos: errores al pasar información de un lugar a otro, pérdida de información, ineficiencia al intentar acceder a los datos y manipulación de la información en alguna parte del proceso de registro, entre otros.

5. Analiza

Finalmente, aunque esta nueva medida pueda resultar engorrosa para algunos empresarios en primer momento, disponer de datos tiene un gran valor para la toma de decisiones empresariales.

Aprovecha los datos que estás recopilando para optimizar tiempos de trabajo e incrementar los niveles de productividad de tu empresa. Al llevar un control de los tiempos de trabajo y de descanso de tu personal, podrás detectar oportunidades de mejora interesantes.

¿Ya comenzaste a llevar el control horario obligatorio en tu empresa? ¿De qué forma lo estás haciendo? Deja tus comentarios y aportes acerca del tema.